Die gute, alte Stundenzettel Zeiterfassung – wer kennt sie nicht? Gehörst Du zu denen, die täglich das Datum, die Arbeitszeit und die genommenen Pausen per Hand auf einer Stundenzettel Vorlage zur Zeiterfassung notieren müssen? Und am Monatsende wird der Zettel unterschrieben und wandert zur händischen „Digitalisierung“ in die Buchhaltung. Und dort wird dann Stundenzettel für Stundenzettel von den Mitarbeitenden per Hand in die Lohnbuchhaltung übertragen. Sicherlich ist diese Form der Zeiterfassung weit verbreitet.
Bereit, die Zettelwirtschaft zu besiegen?
Unterhalten wir uns!
Je nach Unternehmensgröße kommt jeden Monat eine Menge Arbeit auf die Kolleginnen und Kollegen in der Lohnbuchhaltung zu, die sämtliche Daten der gesammelten Stundenzettel in Deine Lohnsoftware übertragen müssen. Dabei kann es passieren, dass Stundenzettel auf dem Weg in die Lohnbuchhaltung verloren gehen oder fehlerhaft übernommen werden. Insgesamt ist der Prozess recht fehleranfällig. Daran ändert auch keine neue Variante der bislang eingesetzten Stundenzettel Vorlage zur Zeiterfassung etwas.
Der mögliche Ärger bei allen Parteien ist groß – und die Mehrarbeit für die Lohnbuchhaltung noch größer.
Wir wollen Dir in diesem Artikel jedoch nicht nur die Schwachstellen der klassischen Stundenzettel Zeiterfassung aufzeigen, sondern vor allem Alternativen, um die Arbeitszeiten Deiner Mitarbeitenden mit Hilfe digitaler Stundenzettel direkt in einer einheitlichen Software zu erfassen und dabei dauerhaft Zeit und Geld zu sparen – ganz ohne Kopfschmerzen und Stundenzettel Vorlage.
Die Schwachstellen der Stundenzettel Vorlage zur Zeiterfassung
Das Erfassen der Arbeitszeit kann durchaus zu einem sehr hohen Zeitaufwand bei jedem einzelnen Mitarbeitenden führen. Denn die Aufzeichnungspflicht im neuen Mindestlohngesetz beinhaltet die Erfassung des täglichen Beginns, das Ende und die Gesamtarbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeitenden. Wenn Du viele Mitarbeitende und/oder Mitarbeitende sowohl im Innen- als auch Außendienst beschäftigst, bedeutet das jede Menge Papierkram – und unproduktive Arbeitszeit!
Bereit, die Zettelwirtschaft zu besiegen?
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Die kostenlose Stundenzettel Zeiterfassung mit einer Vorlage führt zu sehr hohem Aufwand, Kosten und Fehlerpotential in Deiner Verwaltung
Stundenzettel Zeiterfassung gegen Softwarelösungen deutlich unterlegen
An dieser Stelle setzen moderne Lösungen zur digitalen Erfassung der Arbeitszeiten Deiner Mitarbeitenden an. Anders als bei klassischer Stundenzettel Zeiterfassung hast Du bei digitalen Lösungen die Möglichkeit, die Arbeitszeiten flexibler, weniger zeit intensiv und komfortabler zu erfassen. Darüber hinaus können die erfassten Arbeitszeiten besser weiterverarbeitet werden und beispielsweise automatisch für die Lohnabrechnung oder Personalplanung verwendet werden.
Neben herkömmlichen Excel-Tabellen gibt es heutzutage moderne Systeme und Software für Deinen digitalen Stundenzettel. Dabei kann zwischen Terminals, mobilen sowie web- und intranetbasierten Lösungen unterschieden werden.
Mit Hilfe von Terminals oder Stempeluhren können sich Deine Mitarbeitenden bequem vor und nach ihrer Arbeitszeit ein- und ausstempeln. Terminals haben den Vorteil, dass die Daten im Regelfall automatisch an die an das System gekoppelte Software weitergeleitet werden. So sind die Daten zur weiteren Verwendung jederzeit und schnell verfügbar. Darüber hinaus kann das System in deren Funktionen für die Personalplanung ausgeweitet werden. So haben Deine Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich jederzeit über das Terminal oder die webbasierte Software einen Überblick über Über- oder Minus-Stunden sowie deren Resturlaub zu machen. Bei der Stundenzettel Zeiterfassung führt gerade dies zu häufigen Rückfragen an die Personalverantwortlichen.
Digitale Stempeluhren funktionieren hingegen eher klassisch: Durch das ein- und ausstempeln merken sie sich lediglich den Start und das Ende der Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeitenden. Die Daten werden auf einen USB-Stick übertragen, die dann zur weiteren Verwendung als Tabellen benutzt werden können. Der Vorteil der digitalen Stempeluhren liegt darin, dass diese bequem an jedem Standort (Büro, Baustellen etc.) platziert werden können, da diese nur eine Steckdose benötigen. Eine Verbindung ins Netzwerk wird nicht benötigt.
Mobile Lösungen im Bereich der Zeiterfassung
Durch den Einsatz von mobilen Lösungen im Bereich der Zeiterfassung haben Deine Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich von Überall ein- und aus zu stempeln. Hierzu müssen sich Deine Mitarbeitenden lediglich eine App auf ihr Smartphone zum ein- und ausbuchen herunterladen. Ähnlich wie bei einem digitalen Stundenzettel werden Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst. Daneben haben Deine Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, sich einen Überblick über ihr Zeitsaldo und ihren Resturlaub zu machen. Deine Vorteile? Dokumentation ohne Zeitverlust, Echtzeitübertragung an den Vorgesetzten, Zeiteinsparung in der allmonatlichen Lohnabrechnung und flexible Personaleinsatzplanung!
Web- und intranetbasierte ZeiterfassungÜber web- und/oder intranetbasierte Lösungen hat Dein Mitarbeiter die Möglichkeit seine Arbeitszeit jederzeit über seinen PC oder Laptop digital zu erfassen. Der digitale Stundenzettel kann auch hier um Features, wie Urlaubsbuchung oder Übersicht über das Zeitkonto erweitert werden. Hierdurch kann die Personalplanung und Buchhaltung im Vergleich zur Stundenzettel Zeiterfassung stark vereinfacht und beschleunigt werden.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung
- Die Arbeitszeiten werden direkt digital erfasst und verfügbar gestellt
- Über- und Minus-Stunden, sowie Resturlaub werden im System automatisch berechnet
- Integration in die Buchhaltung und zu vorhandenen Systemen
